การทำรายงานยอดขาย สำคัญอย่างไร ทำไมร้านค้าถึงควรสรุปข้อมูลเป็นประจำทุกเดือน
การทำธุรกิจจำเป็นต้องอาศัยการวางแผนกลยุทธ์ที่รอบคอบ เพื่อให้ผลลัพธ์เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ ไม่ว่าจะเป็น การขยายธุรกิจ การเพิ่มไลน์สินค้า หรือการทำยอดขายให้เยอะขึ้น ซึ่งสิ่งสำคัญคือการรับรู้การเคลื่อนไหวของธุรกิจ ว่าตอนนี้ยอดขายเป็นอย่างไรบ้าง มีกำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่ เพราะเงินทุนคือปัจจัยหลักในการต่อยอดหรือพัฒนาสินค้าให้ดียิ่งขึ้น บทความนี้จะมาบอกเล่าความสำคัญของการทำรายงานยอดขาย เหตุผลอะไรบ้างที่ผู้ขายควรสรุปยอดขายของตัวเองเป็นประจำ
Highlight & Summary
- รายงานสรุปยอดขาย ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นภาพการเคลื่อนไหวของธุรกิจชัดเจนขึ้น และยังทำให้เข้าใจพฤติกรรมการซื้อของกลุ่มเป้าหมาย ว่าเขาชอบสินค้าแบบไหน ซื้อผ่านช่องทางไหน และกลับมาซื้อซ้ำกี่ครั้ง
- ผู้ขายสามารถคาดการณ์แนวโน้มและยอดขายในอนาคตได้ จากการอ่านข้อมูลยอดขายในเดือนก่อนหน้า ช่วยให้วางแผนสต๊อกสินค้าได้อย่างแม่นยำขึ้นด้วย
- นอกจากการสรุปข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญแล้ว ควรระบุอุปสรรคที่ส่งผลต่อยอดขาย และวิธีการแก้ไขปัญหา แต่ถ้ายอดขายเป็นไปในทางที่ดี อาจระบุกลยุทธ์ที่ช่วยให้ยอดขายประสบความสำเร็จยิ่งขึ้น เป็นต้น
วิธีทำรายงานยอดขายฉบับรวบรัด พ่อค้าแม่ค้ามือใหม่ก็ทำตามได้!
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดวัตถุประสงค์
เริ่มต้นจากการระบุวัตถุประสงค์ว่า ต้องการให้รายงานฉบับนี้เป็นรายงานยอดขายรายวัน รายสัปดาห์ รายงานยอดขายรายเดือน หรือต้องวัดเป็นรายแคมเปญ เพื่อให้สามารถรวบรวมเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และเป็นการกำหนดขอบเขตของการทำรายงานอีกด้วย
ขั้นตอนที่ 2: รวบรวมข้อมูลสำคัญทั้งหมด
รวบรวมข้อมูลตามขอบเขตที่กำหนดทั้งหมด ยิ่งได้ข้อมูลเชิงลึกมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งช่วยการวิเคราะห์ละเอียดมากขึ้นเท่านั้น โดยอาจใช้เครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ช่วยดึงข้อมูลหลังบ้านออกมา นอกจากนี้จำเป็นต้องกำหนดเมตริก (Metric) ที่ต้องการให้ระบุในรายงานด้วย ซึ่งอาจจะเป็นเมตริกที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ตอนแรก เช่น จำนวนสินค้าที่ขายรายเดือน ยอดขายสุทธิ กำไร จำนวนลูกค้าใหม่-เก่า ้เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 3: สรุปเฉพาะเนื้อหาสำคัญ
เมื่อได้ข้อมูลเชิงลึกที่ต้องการแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องยัดข้อมูลทั้งหมดลงในรายงานยอดขาย ให้สรุปเฉพาะใจความสำคัญ และสามารถใช้ภาพ สื่อกราฟิกต่าง ๆ อย่างตาราง กราฟ แผนภูมิ เพื่อให้คนอ่านเข้าใจภาพรวมได้ง่ายยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 4: สรุปผลการวิเคราะห์ แนวโน้ม และแนวทางแก้ไขปัญหา
หากคุณทำรายงานยอดขายให้ผู้บริหารหรือลูกค้ารับทราบ พวกเขาอาจไม่รู้ว่าตัวเลขที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงนั้นหมายถึงอะไรบ้าง ดังนั้น ต้องชี้แจงปัจจัยที่ทำให้เกิดตัวเลขดังกล่าว ว่าสาเหตุเกิดจากอะไร ถ้าเป็นตัวเลขในเชิงบวก ก็อาจเสนอกลยุทธ์เพื่อต่อยอดความสำเร็จ หรือหากตัวเลขนั้นแสดงถึงปัญหา ก็บอกถึงอุปสรรคที่เกิดขึ้น พร้อมเสนอแนะแนวทางแก้ไขไปด้วย ซึ่งควรเป็นวิธีแก้ไขที่วัดผลลัพธ์ได้จริง รวมถึงกำหนดกรอบเวลาอย่างชัดเจนด้วย
ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ก่อนจะจัดส่งรายงานให้ผู้บริหารรับทราบ อย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องและความครบถ้วนของเนื้อหาทุกครั้ง เพราะข้อมูลที่คลาดเคลื่อนเพียงนิดเดียว อาจทำให้วางแผนกลยุทธ์ที่ผิดพลาดได้ และส่งผลต่อยอดขายในอนาคต ดังนั้น ความรอบคอบจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก
ZORT ระบบรายงานการขายของออนไลน์ ครบจบในที่เดียว
ถ้าคุณกำลังมองหาตัวช่วยให้รายงานยอดขายนั้นมีประสิทธิภาพ ข้อมูลครบถ้วน และสามารถวางแผนการตลาดได้สะดวกยิ่งขึ้น “ระบบรายงานการขายของออนไลน์” จาก ZORT สามารถจัดได้ทำรายงานรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน ตามความต้องการของผู้ใช้งาน รวมถึงปรับเปลี่ยนตามช่วงเวลาที่ต้องการได้ด้วย โดยผู้ใช้งานจะได้ข้อมูลอย่างละเอียดและแบ่งแยกตามหมวดหมู่สินค้า ทั้งสินค้าขายดี กำไรสุทธิ และช่วงเวลาที่ขายดีที่สุด เพื่อให้เจ้าของธุรกิจมีเวลาไปบริหารและจัดการร้านได้อย่างเต็มที่ ไม่ต้องวุ่นวายกับการสรุปข้อมูลเชิงลึกทั้งหมดด้วยตัวเอง
สรุป
การจัดทำรายงานยอดขายเป็นประจำ จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจและพนักงานทุกคนเห็นภาพรวมของธุรกิจในปัจจุบันมากยิ่งขึ้น การสรุปข้อมูลด้วยตัวเองก็เป็นสิ่งที่สามารถทำได้ แต่การใช้ซอฟต์แวร์อย่างระบบรายงานการขายของออนไลน์ของ ZORT ก็จะช่วยแบ่งเบาภาระ เพราะเราแปลงข้อมูลเป็นไฟล์ Excel สะดวกต่อการนำไปใช้งานต่อ และคุณสามารถมั่นใจในความละเอียดของข้อมูลได้อีกด้วย
สนใจใช้ระบบจัดการร้านค้าครบวงจร
สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
โทร 02-026-6423
Line: @zort
